Oplossingen voor Capaciteitsproblemen in VTH: Besteed Repeterende Taken Uit

Senior VTH-medewerkers zitten vaak tot over hun oren in het werk, wat kan leiden tot ontevredenheid en zelfs uitval. Dit vergroot de druk alleen maar. Wij zijn ervan overtuigd dat dit relatief eenvoudig op te lossen is.

Data-uitdagingen van gemeenten en omgevingsdiensten

De oplossing ligt in het uitbesteden van repeterende werkzaamheden, specifiek gericht op het duurzaam verwerken en bewerken van data. Dit biedt senior medewerkers de ruimte om zich te focussen op het inhoudelijke werk waar ze echt waarde toevoegen. Hoe we dat zien? Laten we het eenvoudig maken: 4 x 25 is ook 100! Dit klinkt wellicht simpel, maar we leggen het graag uit.

Gestandaardiseerde, repeterende werkzaamheden afromen

Voor een senior medewerker ligt er vaak 125% aan werk. De extra 25% wordt doorgaans ingevuld door extra capaciteit, maar er is op de huidige arbeidsmarkt nauwelijks voldoende ervaren VTH-personeel beschikbaar. De oplossing? Kijk naar de gestandaardiseerde, repeterende werkzaamheden, zoals het verwerken en bewerken van data en room deze af van het takenpakket van je senior medewerkers. Dit werk kan prima door junior medewerkers worden uitgevoerd, mits aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan.

Als je bij vier senior medewerkers 25% van hun werkzaamheden wegneemt en deze uitbesteedt aan een extern projectteam van junior medewerkers, kom je alsnog uit op 100% werkcapaciteit: 4 x 25 is dus ook 100! Hiermee los je zowel je wervingsprobleem als je capaciteitsprobleem op.

Hoe werkt dit in de praktijk?

Een concreet voorbeeld: een senior medewerker van een gemeente is thuis aan het werk, maar heeft een dossier nodig. Op dat moment is er niemand beschikbaar om het dossier voor hem in te scannen. Hij moet zelf naar het archief in de kelder van het gemeentehuis en het dossier zoeken en scannen. Dit kost hem twee uur, tijd die hij ook aan andere belangrijke werkzaamheden had kunnen besteden. Dit is precies de reden waarom het zinvol is om eenvoudige, repeterende werkzaamheden uit te besteden aan een apart projectteam.

Beter voor je medewerkers én je informatiehuishouding

Het uitbesteden van repeterende werkzaamheden biedt talloze voordelen:

• Senior medewerkers kunnen zich nu richten op het inhoudelijke werk waar ze goed in zijn en, wellicht nog belangrijker, waar ze energie van krijgen. Zo voegen ze daadwerkelijk waarde toe binnen je organisatie.
• Je informatiehuishouding wordt duurzaam geoptimaliseerd, omdat medewerkers de juiste informatie snel en makkelijk kunnen vinden in de beschikbare informatiesystemen.
• Junior medewerkers krijgen de kans om snel werkervaring op te doen. Bij AbelTalent werken we bijvoorbeeld met talentvolle WO-afgestudeerde starters die dankzij deze ervaring aantrekkelijk worden voor andere organisaties in het publieke domein.
• Dit zorgt niet alleen voor een tijdelijke oplossing, maar draagt op de lange termijn bij aan de instroom van talent op de werkvloer. Daarmee creëren we dubbele capaciteit: nu en in de toekomst

Essentiële randvoorwaarden voor succes

Hoewel het idee veel voordelen biedt, moeten er wel enkele randvoorwaarden zijn om het succesvol te laten verlopen:

• Protocollen en beslisregels moeten worden opgesteld, zodat de data op een gestandaardiseerde manier kan worden verwerkt.
• De junior medewerkers moeten goed begeleid worden. Wij zorgen voor de juiste begeleiding met projectleiders en coaches.
• Niet alle werkzaamheden komen in aanmerking voor deze aanpak. Het moet gaan om gestandaardiseerde taken die geschikt zijn voor uitbesteding.
• We toetsen kandidaten bij de sollicitatie aan ons ‘CCSI-model’: commercieel, communicatief, sociaal vaardig en initiatiefrijk. Alleen medewerkers die over deze vaardigheden beschikken, kunnen dit werk succesvol uitvoeren.

Bij AbelTalent hebben we al tal van projecten uitgevoerd waarin we de data op orde brengen voor organisaties die zich bezighouden met de fysieke leefomgeving. Lees hier meer over onze projecten en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.

In deze fase is het verstandig om te starten met een pilot om te zien of de beslisregels dekkend zijn. De vraag die je wilt beantwoorden is of ze voldoende representatief zijn voor álle onderdelen die je in een project kunt tegenkomen.

Wil je ondersteuning met het verbeteren van capaciteit en informatiehuishouding?

Wij helpen organisaties als de jouwe graag met het optimaliseren van de informatiehuishouding en het efficiënt inzetten van junior talent. Download onze whitepaper 'Data op Orde in 5 Stappen' voor verdere inzichten of neem contact met ons op voor advies of begeleiding!