Het inhuren van externe medewerkers is voor overheidsorganisaties een belangrijk wapen tegen capaciteitsgebrek. Maar de krappe arbeidsmarkt is inmiddels doorgedrongen tot de inhuurmarkt en dus kan het geen kwaad om je inhuurstrategie te verbeteren.

De volgende 5 stappen helpen je hiermee op weg.

1. Breng de toekomstige inhuurbehoefte in kaart

Inhuurbehoeften veranderen continu door allerlei factoren, maar de inhuurstrategie houdt vaak te weinig rekening met de toekomstige vraag naar personeel. Dat zorgt ervoor dat gemeenten en provincies vaak worden verrast door nieuwe ontwikkelingen. Het gevolg: te laat ingevulde vacatures of hogere uurtarieven door last-minute verzoeken. De uurtariefstijging kan zelfs oplopen tot wel 15%. Zorg er daarom voor dat je de toekomstige inhuurbehoefte goed in kaart brengt en vastlegt. Check regelmatig of de informatie nog actueel is, of dat deze moet worden aangepast. 

2. Werk samen met HR en/of de inhuurdesk

HR-afdelingen hebben veel kennis en ervaring op het gebied van inhuur. Gebruik de aanwezige expertise binnen jouw eigen organisatie en betrek HR vaker bij inhuurprocessen. HR-specialisten kunnen bijvoorbeeld uitzoeken wat de beste inhuurvorm is, eventueel samen met een controller. HR regelt ook zaken als registratie en termijnbewaking. Een inhuurdesk erbij betrekken kan ook handig zijn om je te ondersteunen bij aanbesteding en digitale procedures. 

3. Maak duidelijke afspraken en evalueer

Zorg voor heldere afspraken met personeelspartners en externe medewerkers. Controleer vervolgens tijdens en na de inhuurperiode of alles volgens plan gaat. Leg niet alleen vast wat er moet gebeuren, maar ook hoe het werk dient te worden uitgevoerd en wat de kwaliteitseisen zijn. Zorg daarnaast voor duidelijkheid over budget en duur van de opdracht. Let op: inhuur mag meestal niet langer dan één of twee jaar duren vanwege EU-regels. Evalueer tijdens en na de inhuurperiode of alles volgens afspraak verloopt en zorg voor een goed georganiseerd dossier, bij voorkeur digitaal. 

4. Werk vaker output-gericht

Wees alert op de inhuurreflex: ‘externe medewerkers in bestaande functies plaatsen’. Bekijk in plaats daarvan of het mogelijk is om taken uit te besteden per project. Veel gemeentelijke en provinciale organisaties zijn gefixeerd op het invullen van (complete) functies, terwijl het (her)verdelen van werk een slimmere, goedkopere en betere optie kan zijn. Een voorbeeld hiervan is het uitbesteden van (digitale) basiswerkzaamheden. 

5. Haal de basiswerkzaamheden uit zwaardere functies

Basiswerkzaamheden zitten nu vaak in het takenpakket van medior- en senior-medewerkers. Ze besteden al snel zo’n 60% van hun tijd aan taken onder hun niveau. Dat gaat ten koste van werkzaamheden waar hun expertise en ervaring het hardste nodig is. Haal daarom zoveel mogelijk basiswerkzaamheden uit deze functies. Neem vervolgens mensen aan die zich toeleggen op het uitvoeren van die basiswerkzaamheden of besteed de basiswerkzaamheden uit aan een gespecialiseerde externe partij. Deze werkwijze is efficiënter en verlicht de druk op de werkvloer.