Datawerk voor de fysieke leefomgeving is in veel gevallen goed uit te besteden. Maar in welke gevallen ga je nou wél voor outsourcing en in welke gevallen niet? Wanneer ga je voor inhouse uitvoering en wanneer voor projectmatige uitbesteding? In dit blog krijg je als teamleider of dataverantwoordelijke antwoorden. Wel of niet uitbesteden? Voortaan beantwoord je deze vraag in no time.

Data opschonen, hoe doe je dat?

Ten eerste is het belangrijk om te weten of je data up-to-date zijn. Met verouderde gegevens werken is immers nooit efficiënt, niet voor jezelf en niet voor andere gebruikers. Misschien ben je al bezig met het opschonen van je systeem, misschien nog niet. In het laatste geval is het belangrijk hier een project voor op te starten. Als je geen idee hebt hoe je data moet opschonen, lees dan ons blog “Hoe krijg én houd jij je data op orde?“.

Wat is repetitief werk?

Zijn je data eenmaal opgeschoond, dan wordt het relevant of het werk vaker voorkomt. Is het een eenmalige vraag of heb je veel van hetzelfde werk? Soms is het mogelijk om repetitieve taken op te sparen en te bundelen. En dat maakt ze meestal te standaardiseren en perfect uit te besteden. Moet het werk echt nu direct gebeuren en komt het niet steeds terug, dan is zelf doen meestal de beste keuze. Uitbesteden kost in dat geval te veel energie en tijd.

Verschil tussen gestandaardiseerd en geprotocolleerd werk

Laten we eerst inzoomen op gestandaardiseerd werk. Is het werk elke keer anders? Dan is het niet gestandaardiseerd of te standaardiseren. Is het werk steeds hetzelfde – waarmee we bedoelen dat je steeds dezelfde soort gegevens nodig hebt en deze informatie telkens in hetzelfde formaat van dezelfde plek komt – dan voer je het werk veel efficiënter uit als je de taken en processen standaardiseert. Zo kan ook een ander het doen, als jij het niet kunt of wilt doen.

In veel bedrijven is er ook werk dat niet gestandaardiseerd is, maar waarbij je wel een vast protocol aan stappen doorloopt. Denk bijvoorbeeld aan het proces rondom de aanvraag van een milieuvergunning. Je doet dit werk volgens vaste stappen, die stuk voor stuk nodig zijn om tot de goed- of afkeuring van de vergunning te komen. Ditzelfde geldt voor andere werkzaamheden waarbij je tot een oordeel of advies moet komen. Zijn er vastgelegde processtappen die je moet volgen? Goed nieuws, want dit maakt het werk geschikt om uit te besteden. Zolang de protocollen immers goed gevolgd worden, is het resultaat elke keer betrouwbaar.

Voordelen van uitbesteden of outsourcen

Kun je het uitbesteden? Doe het dan! Zo luidt ons advies. Zoveel mogelijk uitbesteden is slim om de volgende redenen:

• Je kunt betere afspraken / SLA’s maken;
• Je bent flexibeler;
• Er is meer continuïteit;
• Je eigen medewerkers kunnen inhoudelijk interessanter werk doen en zich verder ontwikkelen.

Ten eerste kun je bij outsourcen betere afspraken maken over beschikbaarheid, kwaliteit, marges en doorlooptijd. Intern is dat vaak lastig, omdat je afhankelijk bent van de beschikbaarheid van je collega’s. Kies je voor uitbesteding, dan ben je flexibeler in capaciteit en kun je pieken beter opvangen. Dus wil je dat het werk ook doorloopt bij ziekte en vakantie van je eigen personeel? Je vaste medewerkers niet opzadelen met overwerk en stress tijdens piekmomenten? Outsourcen dat werk!

Nog een voordeel van projectmatig uitbesteden is dat je eigen medewerkers dan hun ‘gewone’ werk en/of interessanter werk kunnen doen. Ze kunnen al hun tijd en energie richten op hun core business én hun ontwikkeling. Zeker ambitieuze medewerkers en medewerkers van de jongere generaties vinden leuk en boeiend werk doen erg belangrijk. Slim dus om ze hier de kans toe te geven, voordat ze hun werk niet meer interessant vinden en naar een andere baas stappen.

Outsourcen of insourcen?

Misschien heeft jouw organisatie het beleid dat werk niet op afstand kan plaatsvinden. Vaak heeft dit te maken met de veiligheid van systemen. In dat geval kun je het werk nog steeds uitbesteden, maar dan aan een externe die bij jou op locatie komt zitten. We noemen dit insourcen. Insourcen is ook een goede oplossing als je zelf geen mensen voor bepaalde werkzaamheden kunt vinden of als je te weinig werk hebt om iemand voor aan te nemen. Je haalt capaciteit binnen voor de uren dat je iemand nodig hebt. Welkom continuïteit, heldere afspraken en verlichting voor je eigen medewerkers!   

Twijfel je of projectmatig uitbesteden van werkzaamheden of insourcing in jouw geval een goed idee is? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee.