Hoe je de informatiehuishouding stap voor stap optimaliseert

Tip 1: Zet de gebruikers centraal

De eerste stap is altijd om te beginnen bij de gebruikers van de informatiesystemen. Maak inzichtelijk welke informatie zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Door deze informatiebehoefte helder in kaart te brengen, kun je bepalen welke gegevens in het systeem moeten worden opgenomen en hoe het systeem zo ingericht moet worden dat het die informatie daadwerkelijk levert. We vergelijken dit vaak met het leggen van een informatiepuzzel: haal alle puzzelstukjes naar boven en orden ze zodat je zowel de vragen van vandaag als van morgen kunt beantwoorden.

Tip 2: Focus op de totale informatiebehoefte

Het is verleidelijk om alleen naar de individuele informatiebehoefte van afdelingen te kijken. Gemeenten bijvoorbeeld worden vaak overspoeld met informatieverzoeken, bijvoorbeeld op basis van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). Bij elk verzoek worden opnieuw dezelfde dossiers doorzocht om snel te voldoen aan het verzoek. Dit kan efficiënter. Door de totale informatiebehoefte in kaart te brengen, kun je proactief nadenken over welke vragen je kunt verwachten en welke data je nodig hebt om deze vragen gestructureerd te beantwoorden. Zo kun je de data in je systemen opbouwen met logische bouwstenen, waardoor je veel efficiënter kunt werken.

Tip 3: Kies voor een holistische aanpak: systemen, processen en mensen

We horen vaak de opmerking: “Het systeem werkt niet”, waarna men overstapt op een nieuw systeem in de zoektocht naar een oplossing. Maar vaak ligt het probleem niet bij het systeem. De nieuwste systemen kunnen prima worden aangepast aan de behoeften van de organisatie. Als de processen echter niet goed zijn ingericht, de systemen niet met elkaar communiceren of medewerkers niet de juiste handelingen verrichten, dan blijft het systeem onbruikbaar. Het is belangrijk om aandacht te besteden aan het totaalplaatje – systemen zijn geen doel op zich, maar een middel om de informatiehuishouding goed te organiseren..

Tip 4: Benoem een data-eigenaar

Veel organisaties beschikken over enorme hoeveelheden data, maar vaak voelt niemand zich verantwoordelijk voor het beheren van deze data. Daarom raden wij aan om voor elk stukje data een data-eigenaar te benoemen. Deze eigenaar is verantwoordelijk voor de kwaliteit en actualiteit van de data en zorgt ervoor dat de gegevens voldoen aan de vastgestelde behoeften. Het benoemen van een data-eigenaar maakt het databeheer behapbaar en zorgt ervoor dat de data goed wordt beheerd en optimaal wordt gebruikt.

Tip 5: Deel de informatie die je hebt

Veel gegevens bevinden zich binnen de organisatie (deels) in papieren archieven of zijn verspreid over verschillende systemen. Dit maakt het delen van gegevens lastig, zeker als er veel verschillende systemen in gebruik zijn. Maak de juiste informatie beschikbaar voor je medewerkers en deel deze met andere organisaties. Door je data op dezelfde manier te ontsluiten en te delen, kunnen alle betrokkenen de juiste keuzes maken, ondersteund door de meest actuele en volledige informatie.

Efficiëntie en kostenbesparing door betere informatiehuishouding

We realiseren ons dat het tijd kost om je informatiehuishouding op orde te krijgen. Maar het levert veel op. Wanneer je snel en gemakkelijk de benodigde informatie kunt vinden, werkt de hele organisatie veel efficiënter. Medewerkers kunnen hun werk sneller uitvoeren en burgers en externe partijen worden sneller en beter geholpen. De samenwerking met regionale en provinciale partners verbetert bovendien, wat de gezamenlijke efficiëntie verhoogt. Naast tijdswinst kan dit ook aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. elke medewerker van de gemeente of omgevingsdienst eenvoudig toegang te geven tot alleen de juiste en volledige data, is het nodig om te investeren in een flexibele en duurzame informatiehuishouding. Breng als gemeente je data op orde, stel een protocol op met beslisregels voor het invoeren, bewerken en beheren van data, en elimineer alle schaduwarchieven.

Wil je meer weten over hoe wij jou kunnen helpen je informatiehuishouding structureel te verbeteren?

Wij ondersteunen organisaties bij het verbeteren van hun data- en informatiehuishouding. Download onze whitepaper 'Data op Orde in 5 Stappen' voor praktische handvatten en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen helpen de informatiehuishouding effectief te optimaliseren. Of neem contact met ons op voor meer informatie. Wij helpen je graag verder!