Vijf concrete tips voor een duurzaam georganiseerde informatiehuishouding

Huidige uitdagingen in dataorganisatie

In de praktijk zien we vaak dat gemeenten en omgevingsdiensten tegen dezelfde problemen aanlopen: systemen zijn niet gekoppeld en werkprocessen lopen door elkaar. Dit komt de duurzaamheid van de informatiehuishouding, oftewel het toegankelijk en bruikbaar houden van digitale informatie, niet ten goede. Terwijl data juist de belangrijkste basis is voor onderlinge afstemming over wat er wel of niet mag in een gebied. Steeds meer gemeentelijke taken worden gedecentraliseerd, en de budgetten zijn krap.

Merk je ook dat er vaak tegenwicht is als je de data op orde wilt brengen? Of is het lastig om aan de juiste deskundigheid en bijbehorende ICT-voorzieningen te komen? Dan ben je niet alleen. Daarom delen wij vijf praktische tips waarmee je de informatiehuishouding voor de fysieke leefomgeving adequaat kunt inrichten.

Tip 1: breng je data op orde op drie niveaus

Wil je de informatiehuishouding duurzaam verbeteren? Houd dan vanaf de start al rekening met drie niveaus waarop data gebruikt moet worden. Zie het als een flatgebouw, waar in de toekomst steeds een verdieping extra bovenop moet komen: als de fundering niet goed is, stort uiteindelijk de hele flat als een kaartenhuis in elkaar.

• Eerste niveau: Zorg ervoor dat de al beschikbare data volledig, juist en actueel is.
• Tweede niveau: Bevorder het uitwisselen van data tussen domeinen, waarbij je eenduidige en voor alle betrokken domeinen betekenisvolle datadefinities hanteert.
• Derde niveau: Voeg metadata toe aan een bepaald data-element, zodat je deze kunt wegen in de functie die voor een specifiek gebied is toebedacht.

Deze aanpak zorgt ervoor dat je data op een gestructureerde manier kunt blijven uitbreiden en beter kunt inzetten voor beslissingen in de fysieke leefomgeving.

Lees hier meer over het belang van goed georganiseerde data in ons artikel over data bij gemeenten en omgevingsdiensten.

Tip 2: Maak de situatie inzichtelijk

Maak de data inzichtelijk, zowel kwantitatief als kwalitatief. Veel informatie over de fysieke leefomgeving is al openbaar beschikbaar. Maar ook veel data is alleen te vinden in een van de vele dossiers en systemen van de gemeente zelf. Dit levert interessante datasets op die je moet:

• Verzamelen en ontsluiten
• Structureren, inclusief samenhang, betekenis en metadata
• Actualiseren, inclusief opschonen, samenvoegen en ontdubbelen

Door de data inzichtelijk te maken, kun je de waarde ervan sneller benutten en efficiënter samenwerken met andere domeinen.

Wil je meer weten over het proces van het structureel op orde houden van je data? Lees dan ons artikel over het structureel op orde houden van data.

Tip 3: Zorg voor een helder en eenduidig protocol voor data-invoer

Wanneer er een wirwar aan systemen en dossiers is en meerdere medewerkers zich bezighouden met het invoeren van data, is het van groot belang om een helder en eenduidig protocol op te stellen. In dit protocol beschrijf je duidelijk:

• Hoe iedereen de data moet invoeren, bewerken en beheren in het systeem
• Welke beslisregels er gelden voor het verwerken van de data.
  
  

  Zorg ervoor dat dit protocol door alle medewerkers en afdelingen wordt nageleefd, zodat de data op een consistente en betrouwbare manier wordt verwerkt.
  

  "Het is belangrijk dat gemeenten en omgevingsdiensten erkennen dat databeheer écht een vak is." - Ralph Vis, AbelTalent
  
  

Tip 4: Elimineer schaduwarchieven

Een schaduwarchief bevat kopieën van data die niet in het originele systeem zijn vastgelegd. Vaak worden persoonlijke mappen aangemaakt door medewerkers, die vervolgens documenten daar in opslaan. Dit kan leiden tot inconsistenties in de data, omdat sommige gegevens wel, en andere niet, gedeeld worden.

Om je data goed inzichtelijk te houden, is het belangrijk om al deze schaduwarchieven te elimineren. Zo weet je zeker dat je gegevens in één goed beheerd informatiesysteem staan, dat voor iedereen toegankelijk is en waar iedereen dezelfde informatie uit kan halen.

Tip 5: Erken dat databeheer een vak is

Databeheer is niet iets wat 'er even bij kan'. Het is essentieel om de rol van databeheerder professioneel in te richten. Dit betekent dat de databeheerder voldoende tijd en middelen moet krijgen om processen in te richten, de invoer te coördineren en de kwaliteit van de gegevens te controleren.

• Dit bespaart uiteindelijk tijd en voorkomt fouten, omdat medewerkers minder tijd hoeven te besteden aan het zoeken naar informatie.
• Het zorgt ervoor dat data snel en betrouwbaar beschikbaar is voor alle betrokkenen.
  
  

  Investeer in een duurzame informatiehuishouding

  Om elke medewerker van de gemeente of omgevingsdienst eenvoudig toegang te geven tot alleen de juiste en volledige data, is het nodig om te investeren in een flexibele en duurzame informatiehuishouding. Breng als gemeente je data op orde, stel een protocol op met beslisregels voor het invoeren, bewerken en beheren van data, en elimineer alle schaduwarchieven.

  Wil je weten hoe wij jou kunnen ondersteunen bij het op orde brengen van de informatiehuishouding voor de fysieke leefomgeving? Download onze whitepaper 'Data op Orde in 5 Stappen' voor praktische tips of neem contact met ons op voor meer informatie. Wij helpen je graag verder!