Een adequate voorbereiding is voor overheidsorganisaties bepaald geen overbodige luxe; er komt aankomend jaar veel op ze af in voorbereidingen naar de Omgevingswet. Wij geven vijf tips om je optimaal voor te bereiden:

1. Pas relevante data tijdig aan

De meeste overheidsinstellingen hebben hun processen en systemen al aangepast aan de nieuwe vormen van samenwerking en dienstverlening via het DSO, of zijn daar momenteel mee bezig. Een mogelijke valkuil is de beschikbaarheid en bruikbaarheid van alle relevante informatie binnen deze nieuwe werkprocessen en systemen. Vergeet dus niet om de data tijdig te ordenen, te stroomlijnen en aan te passen aan de nieuwe Omgevingswet-werkwijze.

2. Zorg voor uitwisselingsstandaarden

Zaakgericht werken is bij veel organisaties al gangbaar, maar de Omgevingswet eist dat overheden initiatieven van burgers en bedrijven behandelen, en dat ook nog binnen maximaal zes weken. Deze aanpak vraagt om duidelijke uitwisselingsstandaarden: eenduidigheid van data en informatie. Alleen zo kan de uitwisseling van zaakgegevens tussen de ketenpartners efficiënt en foutloos verlopen. Zijn er nog geen regionale afspraken gemaakt over deze eenduidigheid van informatie? Maak hier met spoed werk van. Zijn dergelijke afspraken wel al gemaakt? Breng dan de data en informatie zo snel mogelijk hiermee in lijn.

3. Maak het locatiebestand kloppend

Bij de invoering van de Omgevingswet moet het locatiebestand volledig zijn en bovendien worden aangevuld met milieubelastende activiteiten (mba’s). Dat houdt meer in dan het maken van een ‘was-wordt-lijst’. Het locatiebestand bevat essentiële aanvullende informatie voor specifieke locaties en kent een sterke samenhang met de Omgevingsvisie en de daarbij behorende annotaties en toepasbare regels. Daarnaast is een waterdicht locatiebestand noodzakelijk voor vergunningverlening en risicogericht toezicht. Check dus van tevoren goed of jullie locatiebestand op orde is: zijn de mba’s toegevoegd en is het voldoende afgestemd met visies, plannen en regels?

4. Zorg dat de Informatiehuizen jullie database kan gebruiken

Stapsgewijs worden met de invoering van de Omgevingswet tien zogenoemde landelijke ‘Informatiehuizen’ opgezet. Deze Informatiehuizen bevatten alle aanwezige informatie over de fysieke leefomgeving in Nederland op het gebied van Lucht, Bodem, Geluid, Natuur, Water, Cultureel erfgoed etc. De data voor de Informatiehuizen wordt regionaal en lokaal ingewonnen en dient volgens de nieuwe wet bruikbaar en bestendig georganiseerd te zijn. Ga dus na: is al deze data binnen jouw organisatie actueel en op orde? En is de manier van werken ingericht op het ook in de toekomst bestendig organiseren van deze database? Doe de check ruim van tevoren.

5. Vlieg op tijd (tijdelijke) extra medewerkers in

De kans is groot dat met name de senior-medewerkers sleutelposities gaan innemen bij de uitvoering van de Omgevingswet en dat zij de handen vol hebben aan hun nieuwe takenpakket. Dat brengt het risico met zich mee dat de meer routinematige werkprocessen vaker blijven liggen, met name tijdens de opstartfase van de nieuwe wet. Een verwerkingsachterstand ligt dan op de loer, met alle gevolgen van dien. Zorg daarom tijdig voor voldoende (al dan niet tijdelijke) medewerkers die de capaciteit aan de achterkant van de organisatie op peil houden. AbelTalent kan hierbij helpen. Holsappel: “Onze young professionals kunnen gericht en projectmatig werk in het primaire proces oppakken, werk dat anders wellicht blijft liggen.”

Meer informatie? Lees onze blog De Omgevingswet komt eraan – Maar nu écht!.