Sinds oktober 2021 werkt AbelTalent samen met het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). De krachten werden gebundeld in het onderzoek optimalisatie werkproces zienswijzen. Aan AbelTalent werd gevraagd om onderzoek te verrichtten naar kostenefficiënte verbeteringen van het verwerkingsproces van zienswijzen vanaf moment van binnenkomst, tot aan de vastlegging van de zienswijzen met bijbehorende benodigde informatie. Nick Boxem, MT-lid formele participatie van het ministerie, vertelt over de samenwerking met AbelTalent.

De uitdaging van het project

Binnen het ministerie speelt de wettelijk verplichte participatieprocessen. Voor elk project dat IenW heeft, is het mogelijk voor mensen hierover inspraak te geven. Dit heet een zienswijze.
De afdeling waarin Nick werkzaam is, behandeld al deze zienswijzen die binnenkomen per post, mondeling, of via webformulieren. Dat betekent dus veel documenten en data verspreid over diverse systemen, die allen in één database terecht moeten komen.

Nick: “Dit vraagt om veel repetitieve handelingen. Wij hadden een vermoeden dat er inmiddels techniek zoals AI bestaat om bepaalde menselijke handelingen over te nemen, maar we wisten het niet zeker. Vandaar dat we de hulp van AbelTalent hebben ingeschakeld om te kijken: klopt dat vermoeden? En zo ja: wat kan dan precies vervangen worden door techniek op dit moment? En waar is die techniek nog niet klaar voor?”

Werkwijze proces Ministerie

Zo ontstond het project gericht op het optimaliseren van de werkwijze betreffende de zienswijzen, waarbij AbelTalent de werkprocessen van het ministerie onder de loep nam. Al snel bleek dat de huidige werkwijze kansen bevat voor verdere verbetering van efficiëntie, met name door het inzetten van slimme tools en technieken.

Nick: “We waren hele dagen kwijt aan repetitieve handelingen. Door AbelTalent is het gehele traject in kaart gebracht, onder andere door het voeren van gesprekken met collega’s. Per handeling is er bekeken wat op dit moment de werkwijze is en of dit door tooling geautomatiseerd kan worden. Daar kwam een hele grote bulk adviezen uit met mogelijke procesaanpassingen. Op zowel korte als lange termijn, dus de quick wins die voor ons het meeste rendement opleveren maar ook adviezen voor de lange termijn waarmee wij zelf aan de slag kunnen.”

Uit het geadviseerde punten van AbelTalent kwam onder andere de focus op de volgende onderwerpen:

• Controle op dubbelingen zoals zienswijzen die meerdere keren en op verschillende manieren zijn ingediend;
• Metadata uitlezen uit documenten. Dit wordt gedaan door het kopieerbaar maken van tekst uit bijvoorbeeld afbeeldingen door middel van OCR-software.
• Automatisering van alle archivering.
• Aangeraden om de zienswijze geautomatiseerd te laten controleren op volledigheid en ongewenste bestanden. Handleiding voor controle hierop;
• Converteren van bestanden die in een ongewenste bestandtype zijn aangeleverd;
• Advies betreffende de maximale lengte van bestandsnamen.
• Tevens is er overkoepelend geadviseerd om voor alle processtappen duidelijke werkwijzen op te stellen met beslisregels die voldoen aan bepaalde criteria.

Blij met AbelTalent

De samenwerking tussen het ministerie en AbelTalent zal naar verwachting in het voorjaar van 2022 afgerond worden. Nick kijkt terug op een plezierige samenwerking. “Het heeft ons veel rendement opgeleverd, en dan moet je echt denken in termen van tijdswinst. Dankzij AbelTalent hebben we het laaghangend fruit kunnen plukken, maar ook adviezen opgedaan voor in de toekomst.

Wat heel fijn was in deze samenwerking was het concrete aan de uitvoering. AbelTalent hield altijd de uitvoerbaarheid in de gaten. Toch hebben ze grondig onderzoek gedaan en elk ministapje van onze processen in kaart gebracht. Aan alles is gedacht! We hebben een prettige samenwerking gehad. Inhoudelijk en persoonlijk gezien zouden we zo met ze samenwerken.

Ook aan de slag met procesoptimalisatie?

AbelTalent is gespecialiseerd in data op orde vraagstukken. Data op orde brengen is één, data op orde houden is een essentiële nummer twee. Hiervoor is het belangrijk dat er eenduidig met informatiesystemen gewerkt wordt, dat werkprocessen robuust en goed op elkaar afgestemd zijn en door alle medewerkers hetzelfde toegepast wordt waarbij ook structurele controle plaatsvindt. AbelTalent kan samen met de organisatie de informatievraag helder krijgen.

Het resultaat van het traject van procesoptimalisatie zal bestaan uit een advies voor verbeteringen van de huidige werkprocessen en suggesties voor projecten waarmee de organisatie aan de slag kan om de informatiestructuur en bijbehorende metadata op orde te krijgen.

Meer weten? Stuur ons eens een mail op info@abeltalent.nl, of bel ons op 030-225 56 60.
We nemen je graag mee in de mogelijkheden van procesoptimalisatie!