De Omgevingswet biedt overheidsinstanties de kans bij uitstek om bestaande datasystemen en functies tegen het licht te houden om zo een toekomstgericht informatie-gestuurd beleid te voeren. Informatie annoteren en ontsluiten, de gebruikerservaring voor aanvragers optimaliseren en voldoende capaciteit inschakelen om hier op korte termijn aan te werken, zijn cruciale aspecten om de uitdagingen aan te pakken. Daarbij kunnen gespecialiseerde experts op de korte termijn ondersteuning bieden. Lees hier hoe je de uitdagingen praktisch en toekomstgericht aanpakt.

De invoering van de Omgevingswet werpt z’n schaduw vooruit. In de geest van de wet werken vraagt om een andere houding, een andere cultuur bij de overheid ten aanzien van de planvorming en vergunningverlening. Overheidsorganisaties zijn druk bezig om de werkprocessen daarop in te richten. Vooral het digitale karakter van de nieuwe wetgeving stelt hoge eisen aan die werkprocessen. De meeste documenten zijn ondertussen gedigitaliseerd maar zijn nog niet altijd voorzien van juiste metadata waardoor de informatie nog onvoldoende ontsloten en bruikbaar is

Informatiegestuurd beleid

Wat kun je nu (nog) doen om je voor te bereiden op uitvoering van de nieuwe wet en het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO)? En hoe pak je de uitdagingen praktisch aan? Die vragen leggen we voor aan Marco Holsappel, manager van AbelTalent, een bedrijf waar ze hoge opgeleide professionals als trainee inzetten om klanten, voornamelijk overheden, te ondersteunen bij de digitalisering van de omgevingswetgeving en onderliggende beleidsinformatie.

‘Als je de data niet op orde hebt, dan ga je als organisatie met de invoering van de Omgevingswet gegarandeerd moeilijke tijden tegemoet’

‘Als je de data niet op orde hebt, dan ga je als organisatie met de invoering van de Omgevingswet gegarandeerd moeilijke tijden tegemoet’, zegt Holsappel stellig. De aanvragers zijn namelijk afhankelijk van de bruikbaarheid van beschikbare gegevens in het DSO en ook het resultaat is hiervan afhankelijk, legt hij uit. ‘Dit brengt op korte termijn heel wat uitdagingen mee voor overheidsorganisaties. Toch biedt het ook de kans om de organisatie slimmer in te richten voor de toekomst en een informatie-gestuurd beleid te gaan voeren. Data wordt steeds vaker ingezet om beslissingen mee te onderbouwen, maar dan moeten die onderliggende data wel volledig en toegankelijk zijn.’

Annoteren

Op de werkvloer in Bunnik zijn de trainees, de meesten met een opleiding milieukunde, ecologie, biologie, aardwetenschappen, gegevens aan het invoeren in het digitale informatiesysteem van de klanten. Op de beeldschermen staan kaarten over de bodemstructuur en de waterhuishouding, tabellen over de vervuiling en over milieubelastende activiteiten van bedrijven.‘Wat wij hier doen is het zogenaamd onder andere het annoteren van informatie. Dat wil zeggen het toevoegen van gegevens aan besluiten en regelingen, zodat die besluiten en regelingen digitaal leesbaar zijn. Dit is essentieel om informatie vlot te kunnen uitwisselen met ketenpartners en om aanvragen snel te kunnen afhandelen. Die informatie moet dan wel beschikbaar en up to date zijn. De kans is namelijk reëel dat er claims komen wanneer aanvragen niet binnen de tijd worden afgewerkt. Hiervoor is de beschikbaarheid en juistheid van informatie zo belangrijk.’

Het annoteren van informatie is tijdrovend werk. Overheden komen momenteel handen tekort om dit werk te doen. Tijdelijk externe medewerkers inhuren is hiervoor een goede oplossing. Zo kunnen senior medewerkers zich meer focussen op het inrichten van werkprocessen en strategische vraagstukken.

We gebruiken AI in om inrichtingen semiautomatisch om te zetten naar milieubelastende activiteiten … dat scheelt veel tijd’

Een andere slimme oplossing in plaats van inhuren is om het resultaat uit te besteden aan een gespecialiseerde partij als AbelTalent. Vooral administratieve werkzaamheden op het gebied van VTH zijn hiervoor geschikt. Ook is dit vaak een efficiënte aanpak omdat zo’n partij artificiële intelligentie kan inzetten om bijvoorbeeld inrichtingen semiautomatisch om te zetten naar milieubelastende activiteiten (mba’s) of documenten kan anonimiseren, wat voor gemeenten heel wat tijdwinst betekent. Holsappel geeft een voorbeeld: ‘Dat in kaart brengen van alle milieubelastende activiteiten doen we voor verschillende gemeenten met gegevens van de Kamers van Koophandel, de Basisadministratie gebouwen en AI om die in te voeren voor de grootste bulk locaties met milieubelasting. Deze AI heeft inmiddels geleerd van meer dan 100.000 bepalingen van mba’s en correcties daarop. Zo krijg je een set van meest waarschijnlijke mba’s gekoppeld aan een locatie.’

Toepasbare regels

Een tweede belangrijke opgave bij de voorbereiding op de komst van de Omgevingswet is het vertalen van juridische regels in begrijpelijke taal: de zogenaamde toepasbare regels. Dat is namelijk cruciaal voor de communicatie tussen gemeenten en initiatiefnemers. De nieuwe wetgeving legt het initiatief bij de indiener van een ruimtelijke plan of aanvrager van een vergunning. Die moet dus leesbaar en vooral begrijpelijk zijn.

Bij veel gemeenten en provincies zijn juristen aan de slag om die juridische regels begrijpelijk en toegankelijk te herschrijven, maar dat blijft een struikelblok, ziet Holsappel. ‘Goede vragenbomen en duidelijke informatie verkleinen de kans dat aanvragers hulp moeten vragen aan de gemeente. Als de toepasbare regels niet goed zijn uitgevoerd, loop je het risico om overspoeld te worden met vragen en een achterstand te krijgen voor de aanvragen. Met mogelijke claims als gevolg.’

‘Als de toepasbare regels niet goed zijn uitgevoerd, loop je het risico om overspoeld te worden met vragen’

Een gespecialiseerde partij kan de gemeente helpen als deze niet zelf een medewerker heeft die het doel en de context van de Omgevingswet goed kent en in staat is daarover te communiceren in de taal van de eindgebruiker, benadrukt Holsappel. ‘Die legt zich dan toe op de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid voor de aanvragers en zorgt ervoor dat de informatie goed aansluit op de gemeentelijke website.

Anticiperen

De Omgevingswet kadert binnen de ontwikkeling van een informatie-gestuurd beleid. Er komen zeker nieuwe versies van het DSO, waarin dit nog meer tot uiting komt. Inzetten op het annoteren van informatie is een goed begin, maar gemeenten en provincies hebben ook de kracht van data-analyse nodig om hun data- en informatie-ecosystemen te optimaliseren en kwalitatief en snel resultaten te behalen voor de aanvragers.

Holsappel’s advies is daarom: ‘Durf verder te denken en externe expertise en zelfs artificiële intelligentie in te schakelen om te anticiperen op de toekomst. Bijvoorbeeld om je informatievoorziening zo in te richten dat je eenvoudiger de basis hebt voor het maken van omgevingsanalyses, risicoanalyses of het bepalen van de mba’s op inrichtingen.’

Dit artikel verscheen eerder op Stadszaken.nl.